Uw backoffice uitbesteden, welke eisen stelt u?
Het juiste payrollbureau
Uw backoffice uitbesteden is volgens ons de juiste keuze. Tenminste, als u die aan het juiste payrollbureau uitbesteedt. Het gaat bij een backoffice immers om meer dan de verwerking van de lonen. U heeft een partner nodig die uw uitzendbureau begrijpt en uw backoffice goed en betrouwbaar kan uitvoeren. Payroll voor Uitzendbureaus helpt u daarbij.
Met een scherp tarief en de beste voorwaarden
Om de juiste aanbieder te vinden is het belangrijk dat u weet welke eisen u moet stellen, waarop u selecteert en hoe u de juiste kiest. En in een markt met zoveel aanbieders is dat geen eenvoudige opgave. Maar juist doordat wij deze markt goed kennen én na zorgvuldige inventarisatie en een goede kennismaking weten wat uw wensen zijn en uw situatie is, lukt het ons wel. Steeds weer. En ook nog eens tegen een scherp tarief met uitstekende voorwaarden.
Backoffice Expertise
Allereerst is het belangrijk dat de medewerkers van de payrollaanbieder beschikken over de juiste expertise van verloning, contracten en afdrachten. En natuurlijk de manier waarop zij omgaan met uw klanten. De backoffice heeft tenslotte niet alleen contact met u en uw medewerkers maar vaak ook met uw klanten.
Certificering
De backoffice aanbieder is een verlengstuk van uw uitzendorganisatie. Dit betekent dat alles wat zij uit uw naam doen, in orde moet zijn. En dat is iets waar u normaal gesproken zeker van bent als u zelf de processen van uw backoffice heeft ingericht. Om u toch ervan te verzekeren dat er op de juiste manier wordt gewerkt, selecteren wij uitsluitend NEN 4400-1 gecertificeerde payrollbedrijven.
Wat betekent de NEN 4400-1 certificering?
Met de NEN 4400-1 certificering bent u als uitzendondernemer beter beschermd tegen:
• Fraude en illegaliteit
• Claims die voortvloeien uit ketenaansprakelijkheid
• Boetes voor het werken met medewerkers die niet in Nederland mogen werken of van wie de identiteit niet of onjuist, is vastgesteld
Waarop wordt gecontroleerd bij de NEN 4400-1 certificering?
Payrollbedrijven worden gecontroleerd op een aantal aspecten van de bedrijfsvoering. Deze controle betekent dat uw backofficeaanbieder de randvoorwaarden van zijn bedrijfsvoering op orde heeft. De volgende aspecten zijn een onderdeel van de controle:
• algemene administratie
• personeelsadministratie
• loonadministratie
• financiële administratie
In elke fase wordt gecontroleerd of de gegevens volledig en correct zijn en of ze tijdig zijn verwerkt. Zodat u de verzekering heeft dat uw backoffice door een betrouwbare partij wordt verzorgd.
Stabiel payrollbedrijf
Dat u met een stabiele partij wilt samenwerken spreekt voor zich. Het is zelfs een absolute randvoorwaarde. U start immers een samenwerking voor een periode van een aantal jaar. Dit zoekt u één keer gedegen uit en daarna moet het functioneren en prettig werken. De belangrijkste reden dat uw payrollbedrijf stabiel moet zijn, is de ketenaansprakelijkheid. Gaat een payrollbedrijf failliet en u heeft het al betaald maar het bedrijf heeft de sociale premies nog niet afgedragen, dan kijkt de fiscus naar het volgende bedrijf in de keten. Dit kan dus betekenen dat u als intermediair opdraait voor achterstallige sociale premies. De verklaring omtrent betalingsgedrag wordt periodiek uitgegeven door de belastingdienst. Deze geeft aan dat de sociale premies tijdig en volledig zijn afgedragen. Dit biedt u meer zekerheid dat u werkt met een betrouwbare partij, echter het sluit nog steeds niets uit.
G-rekening
Voor de ketenaansprakelijkheid is wel een extra oplossing. De G-rekening biedt een bescherming tegen het vorderen van achterstallige sociale premies. Vanaf de G-rekening kan het payrollbedrijf enkel betalingen verrichten aan de belastingdienst. Stort u een deel van de factuur op de G-rekening, dan bent u gevrijwaard van de ketenaansprakelijkheid ten aanzien van de sociale premies.
Cao
Het is belangrijk om met een payrollbedrijf samen te werken dat gebruik maakt van een van de twee uitzendcao’s, de NBBU of de ABU. Afhankelijk van het soort opdrachten is een van de twee het meest geschikt voor uw bedrijf.
Cultuur
De cultuur van uw backofficeaanbieder is van wezenlijk belang voor een succesvolle samenwerking. U heeft wekelijks, en in drukke periodes wellicht zelfs dagelijks, contact met de backoffice. Eenzelfde taal en cultuur helpt dus in een prettige en efficiënte samenwerking.